برنامج إدارة مكاتب الاستقدام وجلب الأيدي العاملة

برنامج لإدارة مكاتب الاستقدام وجلب الأيدي العاملة من شاشة واحدة: مكاتب الاستقدام الخارجية، والعملاء والوسطاء، وبيانات العاملات وتأشيراتهن، وعقود التجربة والضمان، والتعويضات والحسابات والتقارير. صُمّم البرنامج حالياً لمكاتب العمالة المنزلية، ونضبطه بما يناسب طريقة عمل مكتبك.

إدارة مكتب الاستقدام من الطلب إلى انتهاء الضمان

إدارة مكاتب الاستقدام تعني متابعة كل عاملة وكل عميل وكل مبلغ عبر مراحل متتابعة، وأي مرحلة تُنسى تتحول إلى خسارة أو شكوى. هكذا يتابع البرنامج كل مرحلة:

1. طلب العمالة: تسجّل طلب العميل وتربطه بالوسيط إن وُجد، فتعرف عدد الطلبات لكل وسيط.
2. العاملة ومكتبها: ملف العاملة يبيّن جنسيتها ومكتب الاستقدام الخارجي الذي جاءت منه ومرحلتها الحالية.
3. التأشيرة: تاريخ انتهاء التأشيرة مسجّل لكل عاملة، وتفرز من تنتهي تأشيراتهن حتى تاريخ تحدده.
4. فترة التجربة: عقد تجربة يربط العاملة بالعميل والوسيط بتاريخ بداية ونهاية، مع مبلغ الاستقدام والمدفوع والمتبقي.
5. الإرجاع والاسترجاع: إذا أعاد العميل العاملة، تُسجَّل حالة الإرجاع ومبلغ الاسترجاع وما دُفع منه وما بقي.
6. الضمان والتعويضات: عقود الضمان بإجمالي مبالغها، وتعويضات العميل وتعويضات المكتب.
7. الحسابات: الصندوق والبنك وعهد الموظفين والمصروفات، وتقرير إجمالي لأي فترة.

مشكلات شائعة في إدارة مكاتب الاستقدام يحلّها البرنامج

• جداول Excel متفرقة لكل موظف: العاملات والعقود والمبالغ في مكان واحد، يعمل عليه كل الموظفين بصلاحيات محددة.
• تأشيرات تقترب من الانتهاء دون انتباه: فرز العاملات حسب تاريخ انتهاء التأشيرة.
• مبالغ متبقية لا يتابعها أحد: لكل عقد تجربة المبلغ المدفوع والمتبقي، ولكل إرجاع مبلغ الاسترجاع المتبقي.
• أداء الوسطاء ومكاتب الاستقدام غير واضح: إحصائيات لكل وسيط، وعدد العاملات لكل مكتب ولكل جنسية.

ماذا يدير البرنامج في مكتبك؟

مكاتب الاستقدام والوسطاء والعملاء

• سجل لمكاتب الاستقدام الخارجية حسب الدولة والجنسية، مع عدد العاملات لكل مكتب.
• سجل للوسطاء برقم الهاتف ومكان التواجد، مع عدد طلبات العاملات وعقود التجربة والضمان لكل وسيط.
• ملف لكل عميل ببياناته ورقم بطاقته الشخصية وصورة البطاقة.

العاملات وطلبات العمالة

• ملف لكل عاملة: الصورة، ورقم جواز السفر، والجنسية، ومكتب الاستقدام، ومكان التواجد، والمرحلة الحالية.
• متابعة تاريخ انتهاء التأشيرة، وفرز العاملات اللاتي تنتهي تأشيراتهن حتى تاريخ تحدده.
• تسجيل طلبات العمالة، وإجراء تسفير العاملة من ملفها.

عقود التجربة والضمان

• عقد تجربة يربط العاملة بالعميل والوسيط، بتاريخ بداية ونهاية.
• متابعة مبلغ الاستقدام والمدفوع والمتبقي، وحالة الإرجاع ومبلغ الاسترجاع ومدفوعه ومتبقيه.
• عقود الضمان ومتابعة إجمالي مبالغها.
• تعويضات العميل وتعويضات المكتب.

الحسابات والتقارير

• حساب الصندوق والحساب البنكي وعهدة الموظفين، والقيود اليومية والمصروفات.
• تقرير إجمالي لأي فترة: العملاء والعاملات والعقود والمبالغ المتفق عليها والمصروفات.
• عدد العاملات لكل جنسية ولكل مكتب استقدام، وإحصائيات الوسطاء.
• تصدير القوائم إلى Excel، وإرفاق المستندات بكل سجل.

المستخدمون والصلاحيات

حسابات متعددة لموظفي المكتب، ولكل مستخدم صلاحياته، مع واجهة بالعربية والإنجليزية.

لمن يناسب البرنامج؟

لمكاتب استقدام العمالة المنزلية وجلب الأيدي العاملة التي تتعامل مع أكثر من مكتب خارجي ومع وسطاء وعملاء، وتحتاج إلى متابعة العقود والمبالغ دون جداول متفرقة. وإن كان مكتبك يعمل بطريقة مختلفة أو يستقدم عمالة للشركات، نضبط البرنامج بما يناسب طلبك.